Was versteht man unter einem Fahrtenbuch

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, den Sie auch privat nutzen dürfen, müssen Sie den Wagen als geldwerten Vorteil gemeinsam mit Ihrem Einkommen versteuern. Pauschal geht das Finanzamt von einem privaten Anteil in Höhe von 1 Prozent des Listenpreises pro Monat aus. Falls Ihre private Nutzung des Wagens diesem Wert nicht entspricht, können Sie auch entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen.

Jede berufliche und private Fahrt

In diesem Buch müssen Sie jede berufliche und private Fahrt detailliert eintragen. Berufliche Fahrten sind dabei nicht nur mit Kilometeranzahl und Datum zu versehen, sondern auch mit exakter Adresse (inklusive Hausnummer) und dem Namen des Kunden und dem Grund des Besuches.

Jede Fahrt, ob beruflich oder privat muss mit dem exakten Kilometerstand bei Ende der Fahrt versehen werden. Die jeweiligen Angaben der Kilometerstände müssen natürlich auch mit den angegebenen Strecken übereinstimmen.

Manipulation des Fahrtenbuches

Um eine Manipulation des Buches zu verhindern, muss es in gebundener Form vorliegen und die Einträge klar voneinander getrennt sein. Nachträgliche Einfügungen, wie sie etwa bei Notizzetteln leicht möglich wären, müssen durch die Form der Eintragungen ausgeschlossen werden. Außerdem kann das Fahrtenbuch nicht in Form einer ausgedruckten Tabellenkalkulation abgegeben werden. Jede Fahrt muss unverzüglich und unveränderbar eingetragen werden. In elektronischer Form dürfen Fahrtenbücher daher nur abgegeben werden, wenn Sie garantieren können, dass eine nachträgliche Manipulation der Eintragungen unmöglich war. Dies könnte zum Beispiel durch eine Online-Lösung geschehen. Wenn Sie die Eintragungen online tätigen können und der Dienstleister des Fahrtenbuches jede Änderung dokumentiert, kann eine Anerkennung durch das Finanzamt erfolgen. Sie sollten jedoch die Form vorab mit den zuständigen Beamten absprechen, damit Sie nicht zu spät auf Mängel des Angebotes hingewiesen werden.

Tipp

Nutzen Sie auch unseren Firmenwagenrechner zum Vergleich der 1% Methode mit einem Fahrtenbuch.

Umleitungen müssen notiert werden

Falls Sie auf einer Fahrt einer Umleitung folgen mussten, sind Sie verpflichtet, die exakte Umleitung und den dafür vorliegenden Grund im Fahrtenbuch zu vermerken. Auch eine Stauwarnung kann als Grund gelten, sofern Sie die Quelle dieser Warnung benennen können. Privat motivierte Umwege müssen so angegeben werden, dass genau ermittelt werden kann, welcher Anteil der Strecke dem privaten Nutzen und welcher Anteil der beruflichen Fahrt zuzuordnen ist. Sind die Umwege nicht korrekt gekennzeichnet, kann es geschehen, dass die gesamte Fahrt der privaten Nutzung zugeschrieben wird. Damit Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, müssen Sie es über das gesamte Kalenderjahr geführt haben. Sie können nicht innerhalb eines Steuerjahres von der pauschalen Versteuerung auf die Fahrtenbuchmethode wechseln. Es ist allerdings möglich, bei korrekt geführtem Fahrtenbuch auf die Einreichung desselben zu verzichten, wenn die pauschale Methode finanziell einen Vorteil darstellen würde.